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【老闆們該懂的斷捨離藝術】員工又懶產出又慢?國外企業實測:減少 20% 工時一切都好轉

【老闆們該懂的斷捨離藝術】員工又懶產出又慢?國外企業實測:減少 20% 工時一切都好轉

【我們為什麼挑選這本書】工作超時,就能保證工作出色嗎?答案其實大家心裡早就有數了。那如果故意反向執行 — 降低工時,員工的心情和工作產出,會就此神奇的好轉嗎?

本文選自《如何縮時工作:一週上班四天,或者一天上班六小時,用更少的時間,做更多的工作,而且做得更好》,作者方洙正(Alex Soojung-Kim Pang)是活躍於矽谷的未來學家與顧問,他花了 20 年時間研究人、技術,以及世界脈動,並歸納從《財富》500 大企業和一些前瞻企業的經驗中,所窺見到的革新契機。(責任編輯:徐宇儂)

科技、經濟進步,人類工作時間卻延長,究竟出了什麼問題?

我們確實需要改善工作。

一世紀之前,哲學家羅素(Bertrand Russell)與經濟學家凱因斯(John Maynard Keynes)主張,到了 2000 年(距他們在世八十年之後,離我們現在已經是二十年前),人類每天只需工作三、四個小時。

在羅素與凱因斯的年代,科技、工會訴求、不斷提高的教育水平、更富裕的生活,降低了每日平均工時,從十四小時減為八小時。 他們兩人認為,隨著科技在二十世紀持續升級,生產力可望繼續提高,經濟持續成長,工作時數也會進一步下降。

但羅素也警告,儘管「現代的生產方式可能讓我們所有人都安心與安全」, 但是如果產能提升的好處與利益都被工廠老闆、高階主管、投資人瓜分,這些提高產能的作法可能被誤用 ,「導致有些人工作過度,有些人窮得挨餓。」

這描述並非完全與當今世界脫節。在美國,自二次世界大戰以來,工時下降速度緩慢,儘管生產力大幅提升,經濟也顯著成長。在西方,大眾消費導向的經濟不斷成長,提高工資與工時的作法看似更為可取,超越為多數勞工縮短工作週的訴求。

「工作狂」曾幾何時,變成用來稱讚的詞彙了?

經濟成長率在 1970 年代走緩,工會喪失影響力,企業將工廠外移到海外, 工作也外包出去,淘汰終身聘雇制、改雇兼差族,並且動不動就要求員工加班 。根據精密複雜模型對未來勞動力需求所做的預測,以及為自由接案人士媒合的線上平台持續成長,可見 發達國家的零工經濟(gig economy)規模會加速擴張,工作也會愈來愈充滿不確定性

管理階層瞭解到,他們可以透過諸多手段拉抬公司的獲利,諸如裁員、開發全球製造鏈與運輸網絡,或是運用「顛覆式創新」,逼得老字號公司從市場消失。

1980 年代矽谷崛起,隨之而來的是新形態的工作與成功模式,標榜超長工時,歌頌工作狂是英雄,把過勞美化成榮耀。 結果,我們生活在被時間追著跑的世界,有些人超時工作為的是累積財富,其他人超時工作則是為了生存,不得不如此。

為求短期回報而讓員工過勞,企業反而後患無窮

但是這種工作方式對個人、公司、經濟體而言,都要付出昂貴代價。超時工作與身心俱疲的代價不菲,包括喪失賺錢的潛力、幸福感、創意。過勞族罹患慢性病與憂鬱症的比例偏高。史丹佛大學商學院教授傑夫瑞.菲佛(Jeffrey Pfeffer)最近指出, 設計不良的工作場所對健康造成的傷害之大,與抽菸不相上下

過勞其實對企業弊多於利。過勞或身心俱疲的員工的生產力,其實低於充分休息的員工。過勞員工較不投入,較可能離職,甚至可能違反職業道德,或是剽竊公司商機。一些前途看好的職涯,若中途有人離職,找人取代很花錢,尤以 法律界 醫藥界 最明顯,但這兩種行業,工時長、標準高、工作壓力大是常態。員工疲累請病假或是生產力下降,在全球每年造成的損失粗估是三千億美元。

我們歌頌過勞的工作形態,也衍生諸多問題,包括 不易招募到合適的人、難以留人、破壞工作/生活的平衡、打亂職涯與收入的穩定性、身心俱疲 。頭痛醫頭、腳痛醫腳的解決方式,也許能解決其中一個問題,但其餘問題仍然無解。

的確,有些改善勞工健康及彈性工時的計畫成效有限,加上 經濟與技術因素只是加重了過勞現象 ,結果歌頌過勞的聲音有增無減,而今過勞已是壓倒性地普遍存在,讓大家覺得長工時無可避免且理所當然。

企業斷捨離縮短工時,最終會換來好的結果嗎?

因此,對許多人和許多產業而言,工作已不是解方。今日的經濟足以推出了不起、但禁不起時間考驗的事物,工作上要求員工付出時間與忠心,卻捨不得提供保障,吝於分享高生產力創造的好處,懶得用新技術改善大家的生活。

員工被困在現在與未來的夾縫之中:一邊是不平衡、短視近利的當下;一邊是充滿不確定性、崩解、不平等的未來 。小規模的解決方案不足以解決這些問題,我們需要大開大闔、全方位的路線,才能解決當今的問題,同時提供建造更美好未來的具體作法。

冒著聽起來像是網路廣告,承諾「一個奇招」就可讓你變瘦、變有錢的風險,縮短工作週(週休三日)確實可為以下諸多問題提供解藥,包括過勞文化、性別不平等、經濟收益分配不均、因為疲憊以及過早結束職涯造成的巨大間接成本。 我花了一年時間,參訪並研究實施縮短工時的公司,發現週休三日、工作日上班時間縮短為六小時或五小時,或是其他不同版本的縮短工作週(本書裡你會看到滿多版本),有助於這些公司提升專注力與生產力,也有利於招聘員工、降低流動率

縮短工時可鼓勵服務業員工更敬業,創意界員工更有想像力,廚師與服務員更有活力,銷售員更專注。縮短工時可提高生產力的增幅,善用的是連最有錢的人也買不到的商品—時間。縮短工時有助於消除隱藏的障礙,諸如將女性逼出職場、把認真進取的專家累壞、小看有才員工等無形障礙。縮短工時可以幫助員工兼顧工作與家庭,既能做優秀的員工,也能當稱職的父母。

最有創意、最多產的人,往往不是工作最久的人

我在宣傳上一本書《用心休息》(Rest: Why You Get More Done When You Work Less)期間,深信我們必須在工作上做這類的系統性變革。我於該書指出, 史上最具創意也最多產的人(包括諾貝爾獎得主、作家、畫家、作曲家)生產世上一流作品所需的時間,遠少於你的想像 。這些人 每天高強度工作四至五小時 ,而非消磨一整天。在桌前聚精會神,離開辦公桌或書桌後,則會出外散步、運動或投入其他活動。

這麼做乍看在浪費時間,但最近有關神經科學與創意心理學的研究顯示,我們轉移注意力從事別的活動時,大腦仍在持續思考問題。若能在高強度工作後,安排休息時段、重新充電,也讓 潛意識層繼續尋找答案與解藥,彌補清醒時想破腦袋也找不到的辦法 。因此,休息並非工作的競爭對手,而是工作的合作夥伴。

我上廣播電台叩應節目及推播平台宣傳《用心休息》,也參加了讀書會與小型演講,鮮少有人挑戰我們應該增加休息時間的想法。我幾乎次次都被問到:「如果我現在做的是朝九晚五的工作,我該如何說服老闆休息很重要?」或是「有沒有一些訣竅或撇步能協助在職媽媽多一些時間休息?」

當然我有答案。科學研究清楚顯示,過勞適得其反,不僅給公司、也會給員工製造壓力,影響生產力,導致身心俱疲。聰明的主管清楚知道讓員工準時下班的重要性,應該讓他們享受沒有電郵打擾的夜晚,在放假日好好度假。 員工應該索回掌控自己時間的權力;這並不容易,但回報會是物超所值。

不過說實話,我從未對上述答案感到滿意。我們多數人所處的工作環境,不允許我們對每日的時間表有太多掌控權。有些人所在的專業領域,過勞是常態。對於習慣用獎金與福利鼓勵員工加班或賣命的管理階層與實業家而言,休息彷彿會拖累生產力。我還是認為,重要的是讓大家看到,他們其實可以對自己的時間握有更多的掌控權。但是我們必須承認,對自我時間的掌控受限於社會期待、上司與公司的要求,以及整體經濟。

週休三日、每日工作 6 hr,國外企業相繼見證成功

所以,當我獲悉一些公司將《用心休息》的精髓付諸實踐時,非常雀躍。 有些公司擁抱週休三日或是將每日工時降為六小時,工時縮減了 20%或 25%,但是給員工的薪資照舊,生產力與獲利也未縮水 。這些公司包括 東京與紐約的軟體公司、倫敦與格拉斯哥的廣告代理商、諾維奇(Norwich)與聖地牙哥的金融服務公司、墨爾本與洛杉磯的有機化妝品公司,甚至哥本哈根與帕羅阿托的米其林星級餐廳

這些公司的負責人滿懷抱負與企圖心,自認有能力修正所在產業千瘡百孔的問題。他們當然會擔心新制損及生產力,讓公司無法如期交件,讓客戶與消費者失望,讓員工與投資人心生疑慮。

儘管產業有別,他們找到了類似的方式,成功因應減工時不減工作量的挑戰。他們每個人都看到了類似的成效: 生產力與營收都提高、開心的客戶、更容易聘人與留人 。縮短工作週成為許多公司的重要標記之一;在這樣的世界, 每個人無不年輕、好鬥、饑渴,提早在週四完成工作 ,顯示這些公司比競爭對手更有效率。

身為一名未來學研究者,我所受的訓練是尋找「微弱訊號」,正在進行的奇怪事件也許是未來社會和經濟巨大變革的前緣。在我看來,這些公司猶如微弱訊號。它們年輕、規模小、分散在各行各業,卻遍及全球,儘管彼此不認識,走的卻是相同的路徑。他們是更大型運動的一環,只是還沒有人意識到這一點。

善用資源、縮時工作,迎向充滿笑容的未來職場生態

本書的用意是介紹你認識 減時不減薪 的運動,而你也可以加入成為其中一分子。

透過本書,你會認識多位領導者,他們是如何引領公司員工踏上週休三日之旅。你會看見他們如何推動這項工程: 如何計畫與設計試辦期,如何重新設計工作日以便提升專注力與效率,如何改變公司文化與作業流程,如何讓同樣的工作量從五天縮短到四天內完成,以及如何說服客戶與消費者和他們同行

你會學到他們是如何召開有效率的會議,周延地 使用科技,支持創新的心態,以便成功縮短工作週

你也會看到週休三日帶給企業、員工與客戶的好處,讓公司提高生產力,讓員工提高創意,讓職涯維持更久,也讓客戶更開心滿意。你會發現為何許多公司成功縮短工作週,有些卻以失敗收場。最後你會學到如何把工作與時間視為物品,善用工具重新設計,一如尖端公司使用類似的工具,打造世界一流的產品與服務。重新設計的工作與時間會提升我們的表現,讓工作環境更舒心、公司更有前景、工作前景更光明。

縮短上班時間有違我們對工作與成就的一切直覺,也悖離各行各業的常規,還必須無視社會的期待,但是這的確可行。 縮短工作週可以幫助公司改善營運,鼓勵領導人與員工發展新技能,強化專注力與協作能力,延長這份工作的可續力,改善工作與生活的平衡,甚至可以減低對環境的破壞,減少車流與壅塞,讓大家更健康。

今天的世界永不關機、全球連線、二十四小時全天與全年無休,所以大家覺得過勞在所難免,也無可避免。但是接下來,本書介紹的公司會向你證明,實情並非如此,你大可重新設計公司的作業方式,而且不妨立刻行動。

就讓我們開始動手吧。

(本文書摘內容出自《如何縮時工作:一週上班四天,或者一天上班六小時,用更少的時間,做更多的工作,而且做得更好》,由 悅知文化 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Unsplash)

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